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异地技术团队高效协作的经验分享

背景:一个小团队为什么选择技术团队分散两地

我所在的团队(奇志科技)是一个互联网技术初创型小团队,团队目前 20 人左右。人员随机主要分布在杭州、深圳两地。一个这么小的团队还分两个地方主要原因是人才招聘。 我们是一个新型、小众、初创的,但是又对技术成员要求有比较高的团队。这不是我们追求逼格,只是我们的业务涉及到智能硬件,一个解决方案后面涉及很多技术。所以我们对技术人员除了基础扎实要求外,还希望他有很强的学习能力,并且有很强的自主积极性。 最开始的时候团队在广州,后来因为业务发展招人的问题在广州短期内无法解决。因此团队随后参考了互联网人才流动报告,选择在杭州开辟一个分公司,而深圳相比广州互联网人才也更有活力,因此随后将技术团队迁到深圳。 在入驻两地后人才招聘上得到了解决,也意外得到了其他的一些好处:

  • 刚好我们目前的主要业务分布在珠三角和长三角(明年就要走向世界了),在杭州、深圳两地都有技术团队对于技术支持方便了不少。
  • 我们和大疆是合作伙伴,经常需要一起调试未发布的硬件和 SDK。需要不少沟通,在深圳有技术团队后某种程度上优化了和大疆的沟通效率。

文档多了,要问的就少了

多整理文档。 文档多了,很多事情的来龙去脉就能查到,就不需要来一个人问一次,解释一次。提问的人可能是身边的同事,也可能是产品,也可能是市场运营。一开始就把文档写好,以后有这个问题的人都看这份文档就很清晰了,也节约了解释的时间。 假设一个模块是 A 写的,最清楚这个模块的人肯定是 A 了。现在假设 A 把这个模块交接给了 B,A 选择传统的口炮交接方式,想到哪说到哪。B 选择传统的看到哪想到哪交接方式,既然你这么说那就是这样了。然后自己看看模块,如果刚好有疑问就问,要是没有就这么过了。毕竟不可能两个人坐在一起结对一行行看,一行行提问。那么当 A 交接给 B 的时候,信息肯定是损失了一部分了。这个时候如果这个模块交接 C,或者 D 来问 B 模块的问题。这中间都有信息的缺失和额外的时间投入。当然还有时间遗忘曲线,项目越久,关于这个项目中的一些实现细节就会遗忘的越多。这就是一个团队里需要沟通的一大部分内容:我靠,这是什么,这个为什么是这样,当时你为什么这么做。得到的是低效的、不准确的答复,也有很大的概率就是你自己看看吧。一顿操作后,还是一无所知。 文档可以是什么?可以是一个需求提出背景;可以是需求的原型图、交互图;可以是一个模块的职责,实现方式;某个技术选型的背景;某个技术在项目中的应用场景和使用方式;可以是一个控件的设计思路。在完成了一个阶段的工作后,都应该考虑输出文档。这不是一个附加的工作,而是完成这份工作中要求的重要一环。当你封装完一个模块,要在写完对应的文档后才算是完成。当你提出一个 bug,写下这个 bug 产生的步骤原因,这才是完成的提出了一个 bug。那么这个 bug 不处理,也需要解释什么原因放在这里。让这些已经发生过,未来还有人关心的事情有线索可查。 鼓励写文档的一个有效方式是在工作中就把写文档的时间算进去。很多团队中这个功能开发时间两天,两天后完成了接着做下一个功能,哪来的心思时间写文档?如果安排了时间,在完成功能后自己记忆最清晰的时候把文档写出来。自己也可以在写文档过程中进行一个总结,对团队、对个人都是一个有益的安排。

办公场景下的高效 IM:Slack

君欲善其事必先利其器,既然需要在网上沟通,大部分的文字沟通都是在 IM 上,一个正确的 IM 工具就显得很重要了。唯一的正确的选择就是 Slack。 微信还是算了,首先聊天记录的限制就是一个大软肋。一个新人加入后怎么看以前的聊天记录? 其次就是微信人一多就没法做管理了。一个群里二十个人,有两三个人针对一个问题讨论起来,其他不相关的人信息流就被干扰了。如果按照项目分群的话,一个公司就会有太多的群。 还有一个重要的地方就是工作是工作,生活是生活。我们大部分在微信上进行着私人社交。平时聊聊天玩玩还好,在微信上有太多工作之外的事务。 更核心的原因是微信本来就不是针对办公场景设计的。所以还是要选择针对办公场景的 IM。 Slack 付费后有一个屏幕共享的功能很好用,远程过文档的时候很方便。QQ 视频共享的刷新率太低。Slack 唯一的缺点似乎就是网络的问题了,需要全员有一个稳定的科学上网工具。

定期见面建立信任,提高沟通积极性

人群的性格自然就有内向和外向。我们也常常会看到一个人和你不熟悉的时候很腼腆,熟悉了之后交流就变得积极了起来。这是一个常见的情况。在身边也常常会有刚入职的同事和其他同事不够熟悉,很多疑问羞于开口主动沟通,按照自己的猜测执行。最后发现理解错了返工造成的时间浪费。 远程协作上这个问题就更明显了。想象你突然被拉到一个群里,群里十几个人都是网友,里面大家都沟通的很欢。你不知道他们在聊什么,也不知道他们都是什么岗位的人。这个时候你有疑问,在这一群“网友”里,你不清楚要找谁,对方的友善度也很难猜测。自己是个新人还是少打扰别人,不要给别人一种事很多的印象。 人的感情真的很微妙,要是在同一个空间共事过,熟悉了之后信任就会显著增加。在一个办公室里,只是时间长短的问题,慢一点的一个月也会熟悉了。但是两地的人就没办法了,所以一定要安排定期见面交流。 目前我们这里大概就是一个季度的里会有一次一周的出差。在一个任务需要紧密协作的时候会安排在一起开发,除了增加熟悉外也可以在一个任务里通过协作增加凝聚力。团建也最好安排所有人一起。 在大家都熟悉之后,也就能够更加大胆积极的进行沟通了。

提倡使用语音沟通

出于礼貌或者职业习惯大多数的沟通都会选择使用文字沟通。但是如果是小范围内的讨论,很容易发现语音的效率高太多了!打字还是没有说话快,并且语音的响应是实时的,也可以更加直接的表达。所以在发现三两句讲不清楚的时候就进入语音聊天吧。这种情况多发生在具体任务执行过程中的遇到问题的交流。 很多团队都会要求每天发一下日报,总结一下今天的工作。我认为小组里还是语音沟通效果好一点,虽然可能会多花一点时间。因为这个过程里不仅可以互相了解格子的工作进度,还可以交流遇到的问题。同步整个团队的目标完成情况,可以促进团队的凝聚力。单纯发一段文字介绍今天的工作完成情况下效果还是差一点。

总结

距离一定会带来沟通效率的下降。这是一个自然的结果。有问题就应该考虑去解决、去优化,问题不会自己消失。我们不应该回避、无视这个问题,而应该积极的思考应对如何提高异地团队的沟通协作效率。不要假设对方都懂了,和项目执行过程中的“信任但核实”异曲同工。

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