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《单核工作法图解》阅读摘要

单核工作法可以看做是番茄工作法的升级版,这本书除了介绍了一些方法论之外,还介绍了一些方法论的心理学、社会学、解剖学原因,有理有据,令人信服,阅读后感觉受益良多,特地跟大家分享一下 😄

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所谓单核工作法,就是在设定好的时间内,一次只做一件事,但与此同时,又根据变化着的全局重新设定工作重心。本书会从心理学的角度阐述这种方法的原理。

番茄工作法如果你一直使用不彻底,那么单核工作法舍去了一切不必要的元素,从而足够简单。如果你希望追求效率,但往往无法保持专注,或者你自诩「多任务高手」,那么本书你值得一看。如果你「一想起做事就千头万绪」,单核工作法可以帮你聚焦最重要的任务,提高个人生产力。

面对很多任务,我们的选择可以更有效率:

  1. 不要开启那么多新任务,而要先完成已经决定要做的任务;
  2. 优先处理更重要的任务,而不是最紧急的任务;
  3. 一次只专注与一项工作,我们的大脑结构更适合一次处理一件事;

单核工作法

0. 什么是单核工作法?

交替使用两种工作模式:全景单核;在全景模式中放眼所有任务,选择最重要的一条任务作为单核任务;选择任务之后,设定全景时钟,进入单核模式,专注处理单独一项任务。

0.1 五项基本概念

  1. 快捷清单 :最多存放 5 项当前最重要的任务,如果要添加更多的任务,就必须删掉原有任务;
  2. 单核时段 :只用于专心处理快捷清单上的一项任务,以全景时钟作为单核时段的结束;单核时,不念过往,不畏将来;
  3. 全景时钟 :最好设置在半小时之后,距离现在不少于 25min,在闹铃响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段;
  4. 全景时段 :期间查看所有的待办任务,并且思考「此时此刻,我的时间最好用来做什么?」
  5. 颠倒优先级 :应避免把紧急任务排到重要任务之前,为了完成我们的长期目标,最重要的目标的优先级应该最高;

0.2 单核和全景的节奏

首先按照重要程度,把你想到的任务列在快捷清单上,任务总数不要超过 5 项。

全天都在全景和单核之间切换,休息时间安排在两者之间,单核时段开始之前设置好全景时段的到期时间,闹铃响起提醒我们重新评估优先级。

全景(时钟)总览全局,选择当前最重要的任务。而单核(时段)则聚焦某一项任务。

开始单核工作时段之前,设置一个全景闹钟(这点和番茄工作法类似),时间距离现在不少于 25min。如果有新的任务在头脑中浮现,立即写到快捷清单中,而不是马上去做。如果有人打断你,让他晚一点再来。

0.3 单核工作法的五大原理

  1. 「开始做」会让我们想要做完;
  2. 「多任务并行」的来回切换会降低效率,消耗精力;
  3. 按「重要性」给任务排序,而不是紧急性;
  4. 「良好的休息、睡眠和健康的生活习惯」是保持高效工作的必须;
  5. 「拥抱变化、持续进步」才能适应这个世界。

原理一:已经开始的任务会占据我们的思维,直到它被完成或被抛弃

上个世纪 20 年代有个实验:当餐厅里的客人结账前,服务员总能记得账单的明细,不管客人就餐时间多长、加了多少次菜,但是结账之后不到半小时,服务员就会把账单的信息忘记。这个实验的结论是:未完成的任务更容易被记住。

这被称为蔡加尼克效应(服务生效应),我们可以对这效应加以利用。比如把任务完成一半再离开办公室,有助于明天早晨开始工作。

原理二:多任务切换导致低效,而且消耗精力

每次从一项任务切换到另一项任务时我们的思维会进行上下文切换,在为新任务创建场景,这个阶段叫规则激活。

  1. 切换任务需要花费时间,一次切换可能 0.1s,但是一天中不断的切换,可能就浪费一大部分富有生产力的时间。
  2. 切换任务还会导致错误,你的任务场景越复杂,出错的次数越多。
  3. 反复的任务切换会降低情商,让人感到焦虑,从而增加大脑中的「压力激素」皮质醇的分泌,导致攻击和冲动的行为。
  4. 反复的任务切换还会消耗精力,让人身心疲惫,从而很难专心。

原理三:严格排列优先级,选最重要的事情做,因为不断有各种事情出现在我们脑海,值得做的事数不清

我们需要对快捷清单加以限制,只有少数几项任务才能有理由成为最重要的事,这样大脑会轻松一些。单核工作法就是利用这个原理节约脑力,让大脑觉得轻松一些。

这个日新月异的时代,任务也变得更多而且更复杂,每个人心里都有很多事,但实际上有空去做的事很少。我们需要每小时提醒自己一次「此时此刻,我的时间最好用来做什么?」

排列优先级,最重要的事最先做。优先级与事情的紧急与否、耗费时间长短无关。

原理四:良好的休息和睡眠、锻炼身体、健康饮食--我们需要持续关注这些,才能更高效工作和学习

每小时安排几次短暂的休息,有利于保持专注,因为人的精力有限,长时间不休息,思维就会变得游离。利用休息时间,将工作抛到脑后,可以获得新的见解,开启创造性的思维,也可以你用这个时间来思考,重新排列任务优先级,看看哪个任务是当前最重要。

关于如何提高生产力,有下面两个小 Tips:

  1. 睡眠很重要,缺乏睡眠或睡眠质量不佳会导致工作出现纰漏、生产力降低,而且如果我们丢弃了快速眼动期,会失去大脑巩固记忆的最佳阶段。
  2. 锻炼身体可以改善睡眠。供氧充足的情况下,大脑也可以更好的思考。
  3. 饿肚子会让工作效率降低,面条、软饮会迅速释放葡萄糖,从而让葡萄糖水平大起大落。高脂肪饰物可以提供更持久的能量,但是会降低大脑供氧水平,因为他们不容易消化。多吃水果和蔬菜会让我们更快乐、更积极。所以多元化的饮食会让我们保持长期的生产力。

原理五:适应环境,根据自己最新的个人经验,一点点调整,不要教条

现代职场变化不断,环境错综复杂,但依然可以从别人身上学习,他们的身上的闪光点。

每日实践,不断改进,当我们感觉到自己在进步、发现做事更加得心应手的时候,就会更加投入、更加满足。

0.4 颠倒优先级

每个人心里都有很多事,实际上有空做的却很少。但只要我们给与足够的优先级,多数事情是有可能做到的,做不到的原因是我们把最高优先级给了其他任务。

艾森豪威尔矩阵:我把问题分为两类,重要不紧急,和紧急不重要。紧急的任务虽然不重要,但要求立即得到响应,这些任务造成压力,并且占据了最有生产力的时间,这就是颠倒优先级现象

重要任务服务于长期目标,属于主动响应,紧急任务要求立即响应,属于被动响应;

要事第一 :花在紧急事情上的时间越多,紧急工作会堆积的越来越高,那些本来重要但不紧急的任务也会变成紧急任务。成为紧急但不重要任务的奴隶。

1. 削减待办任务

优先级排列不清晰是高效工作的主要威胁之一。这里做一点,那你做一点,最后什么都完不成,付出的辛苦付之东流。

除了定期删除待办清单中的任务外,还应该切断任务来源,减少任务流入,在一开始就对有些事情说不。

1.1 如何消减待办任务

  1. 忙碌谬论 :不是手上事情越多,人就越有价值,忙碌也不等于有生产力;如果日程表上安排的满满的,预料之外的重要任务就无法得到处理,你反而会成为别人的瓶颈; 完成旧任务之前停止开启新任务,把任务优先级告诉找你的每一个人;
  2. 快捷清单 :列出当前最重要的 5 项任务,如果要添加更多的任务,就去掉原有的,「要么完成一项,要么删掉一项」; 某些情况下,某些重要任务会始终存在,它们注定永远排不上号。将大任务拆分成几个可执行性高的子任务。每天早晨列一份新的清单,别用昨天的那份。
  3. 本周目标 :这周你想取得什么进展、得到什么收获、产出什么成果,把首要目的记下来,当你迷茫的时候本周目标会提醒你;
  4. 杂草清单 :不重要任务清单,把一些你无法拒绝、也不会马上做的任务收集到这个清单中,任务应包括「目标、利益关系人、日期」; 快捷清单只有 5 项,而杂草清单没有,也不排优先级,你可以时不时放点内容进去,有什么点子都可以放在这里。
  5. 割草 :把杂草清单中的任务完成,每周都要割草,以保证杂草清单的及时可靠; 杂草清单会变得越来越长,需要及时清理,否则清单上的内容早晚会被忽视,忘了先前添加的内容。

1.2 选择性阅读

如何拥有一分钟读 5 万字文章的能力?答案是在一分钟内判断出这篇 5 万字的文章并不是你的目标,不要去阅读它。选择性阅读的第一部很简单:去掉不读的东西

一开始阅读就要找重点。首先阅读目录,找出最感兴趣的 3 章,然后在这 3 章中找一个最感兴趣的,如此下去,最后阅读感兴趣的段落。反复使用这套步骤阅读其他章节,直到觉得继续读下去价值不高为止。

1.3 学会拒绝

我们经常遇到一种情况「要应对的需求太多,结果什么都完不成」。你口头的答应,只能让「拒绝」造成的不愉快来得晚一点,而对方得到你的肯定,就认为你一定能完成任务。

如果不打算履行之前的承诺,应该尽快通知利益关系人,便于各方妥善安排工作。你不需要向对方证明这项任务不重要,也不用告诉更优先的事情是什么,你可以推介完成工作的适当人选,或者提供一种变通的解决方案。

2. 专注一件事

2.1 如何做到专注一件事

  1. 多任务的误区 :任务切换会给手头的工作带来纰漏,拖慢速度,减少任务切换可以提高生产力; 不幸的是,大脑是鼓励我们进行任务切换的,每当我们完成一个小任务,大脑都会分泌一点奖励性的多巴胺,小小的成就让我们得意洋洋。然而这种习惯我们需要对抗。
  2. 戒绝打扰 :在单核时段关掉你能听到和看到的通知提醒;推送的通知信息会引发服务生效应,妨碍我们对有价值任务的专注;
  3. 志愿者小时 :如果同事在上午找你讨论问题,你可以引导他的需求,在下午安排一次会议,这样你就有继续工作的余地,也能为同事的问题提前准备; 也就是把小的求援性任务安排到某天的固定时间段内集中解决,可以是一小时,这样减少分心,保持单核工作。

2.2 工作记忆容量

常人的工作记忆数量在 7 个左右,而我们能管理的注意力聚焦对象只有 1 个。把工作记忆想象成一个便笺簿,如果你正在工作,但被另一个任务打断了,那么这个便笺簿上的所有内容都会被擦掉。

2.3 戒绝打扰

频繁查看邮件、QQ、微信会严重影响生产力。

看一眼电子邮件、QQ、微信只需要 6 秒以内,但是看完后重新达到之前的工作状态平均需要超过一分钟。因为对收到新消息抱有期待,假如得到满足就可以让大脑获得自我奖励。

2.4 关注过程,而不是结果

拖延症通常有一个原因,就是心里害怕,担心最终结果不够好。解决的方法:专注于过程,而不是结果

射击世界冠军本森格在训练的时候就忽视得分,尽量打好每一枪,甚至用毛巾挡住记分牌。就是为了把全部的注意力放在正确执行上,而不是关注最终得分。

单核工作法鼓励渐进优化地执行。不要板上钉钉地把预想的路线图推演到未来很远,也不要细致入微地定义目标,而是确定当前工作方向,先单核执行一段时间,再在全景时段评估实际成果,调整方向。

2.5 前瞻记忆

某个事可能需要一周后做,比如在妈妈生日的时候打电话,但是可能直到生日过去你才想起来。对于这种前瞻记忆类型的事件,一定要依赖于外部设备,来辅助记忆

对于某些突然出现的比较紧急的任务,要么就现在做,别往后推,要么就写在你的便笺纸上,把它放在容易看见的地方。不要依赖前瞻记忆,这很危险。

2.6 不速之客

每当有不速之客打扰你的工作,又不肯预约时间,也不好意思说我没时间,这时候怎么做呢。首先站起来,这可以缩短谈话时间,然后是真正理解他们的首要需求,也就是他们找你的目的。

如果你没有对方需要的信息,就告诉他去找正确的人,不要花时间盲目猜测可能的解决方案。

2.7 有利与工作的音乐

对于简单重复性任务,音乐可以对效率产生正面影响。镇静型的音乐比刺激型音乐更有利于工作,比如流水潺潺的的声音。

对于认知活动来说,可能按键的环境最能提高生产力。但是当今的开放办公场所中很少有安静的场所,如果要听音乐,尽量选一些不会调动情绪的纯音乐。

2.8 核对单

核对单已被证明可以非常有效地避免航空事故,人的记忆力有时并不可靠。

核对单:一做一勾的任务选项,对于那些平时做的不多、不易行程习惯的重复性工作,核对单尤其有用。

2.9 心不在焉

会开到一半,主持人问了你一个问题,你支支吾吾不知道应该说什么。因为你思前想后,就是没想正在开会的内容。开会的时候心不在焉,等于浪费自己和别人的时间。

下面是一些解决办法:

  1. 培养观察力 :培养你在特定专业区域的观察力;
  2. 思考的时候拿支笔 :一边思考一边把你的想法记下来,把会议中无法取得一致的问题视觉化;
  3. 怀着目的 :每次参加会议的时候都要问问自己,「这次会议的目的是什么」

2.10 时间压力

研究发现,沉重的时间压力对创造性思维有负面影响,你可能觉得时间不够的时候生产力提高了,但这是伪命题。

在一个实验中,如果被告知时间不够了,人们在学习和游戏上的表现会变得更差。

3. 永不拖延

拖延症就是明知道应该做任务 A,但是却逃去做任务 B。已经决定做的事不去做,还做其他无意义的琐事来逃避。

要避免拖延,最主要的问题是如何开始

3.1 如何做到永不拖延

  1. 时间不一致 :人们总是认为近期很忙,未来不那么忙,距离 deadline 越远,越觉得容易达成目标;研究表明这是思维的误区,应对方法是现在就做最重要的事,不考虑事情的紧急程度; 那些假期第一天就做家庭作业而不是留到最后一晚的学生,总是会考出更好的成绩。
  2. 自动坚持任务 :是服务生效益的延伸,人类有一种强烈的意愿,想要完成被中断的任务。在下午下班前开始一项任务,这会鼓励自己明天早晨回来继续做这件事。
  3. 内在动力 :比奖励和惩罚的影响更大,自主为自己的选择负起责任。专精是一种不断苛求进步的心态,会激发你变得更优秀。让自己变得更上进,更努力。

3.2 服务生效应

要避免拖延,最主要的问题是如何开始

即使待办清单上写着重要任务,但是我们还是会打开微博、QQ、微信、打游戏。拖延的原因有很多,总结来说就是害怕,要战胜恐惧心理,一个好办法就是把自己暴露在害怕的事物面前。

如果一项任务已经开始了,大脑认知访问相关信息的能力就会增强。下班时,用一张纸条写下明天要开始的任务,这会有效地让大脑开始为明天做准备。在任务进行一半的时候回家,效果会更好。

要克服自己的拖延,只需要稍稍开始一项任务,哪怕是一小步,大脑就会鼓励你把它完成。

3.3 批量处理

匆忙症(pre-crastination)是一种强迫倾向,人们看见小任务就想马上做,背后的动机是强迫自己逃避重要的大任务。长此以往,鸡毛蒜皮的小事反而会让人身心交瘁。

有人拿匆忙症对抗拖延症,毕竟完成任务、势如破竹的感觉很棒,但是匆忙症更像是拖延症的一种变形。

一天的工作里,小任务做的再多,也顶不上一个最重要的任务。短期效果是苦劳大于功劳,长期看连苦劳都算不上。

3.4 清单长度

战胜拖延症,还有一点是把重要的大任务拆分成小任务来做,而不是用匆忙症来逃避。

但是要注意,如果一个待办清单过长,多数任务都会处于未完成状态,此时清单长度本身就会动摇完成的决心。因此,拆分任务的目标最好是当前的任务,而不要过早提前拆分其余的任务。

3.5 硬时间拖延

对于有效期很长的任务,我们的拖延会更严重。

一个实验表明,给两批人分别发了两种劵,可以去高级蛋糕店领取蛋糕和饮品,一张有效期只有三周,一张有效期三个月,但是实验结果表明有效期为三个月的劵被兑换的概率比三周的少很多。

解决方法是,如果要做什么事,那么立刻就在日程表上安排好

3.6 规划过度也是拖延

在事情开始前花太多时间进行规划也是拖延。面对一项重要的大任务,提前把每件事都规划好不等于推动进展,只要工作没展开,我们就会不想去执行规划好的事情。

过度规划不可行,即使事无巨细的规划好,但是执行到 20% 的时候可能就发现需要调整工作重心,那么之前做的 80% 的规划都白做了,所以最好的方法就是先开始任务,然后一边做一边规划

4. 循序渐进

4.1 帕金森定律

工作是会自动膨胀,占满给它分配的时间,这就是帕金森定律。当我们把任务分配给日程表上的某个时间段,如果这个任务进行的比较快,我们事前多分配的时间也会浪费进去。这也是为什么一位老太太给外地的侄女写一张明信片寄出去,可以花费一整天。

所以把一项任务划分为较小的时间块,可以让你更灵活。

5. 简化协作

5.1 如何做到简化协作

  1. 富足心态 :把你的时间、知识、人脉分享给你的同事,这不仅仅是助人为乐,他们也会回过头来分享给你。
  2. 高效会议 :不仅仅是例行公事的逢会必到,如果你没有清晰地描述出唯一的会议目的,就不要发出会议邀请,并且避免目的分散、过多参与者、过长时间。
  3. 议会场合 :不要为过去的事情责怪别人,着眼于未来、以跟创造性的方式讨论事情,重点是如何解决问题。
  4. 透明度 :要求我们言出必行。

5.2 幸运的方法

理查德·怀斯曼总结了幸运人士遵循的四个原则

  1. 他们创造机会,善于发现机会,并在机会来临时行动;
  2. 听从直觉;
  3. 乐观面对;
  4. 当失败时,设想事情更坏的可能性,并防止状况失控。

认为自己倒霉的心态不仅仅会影响工作成果,并且会在交往中从一个人传染到另一个人,最终又会到你头上。

5.3 有效聆听

几乎所有人都认为自己是沟通中最有效率的一方。

如果沟通中同事错了,也应该先清楚他们的打算是什么,才有可能说服他们。有效聆听首先要把注意力放在别人正在说什么上,而不是你自己下一句如何应对。

学会克制自己,即使知道同事错了,也不要打断对方,让对方说完,你也许会发现闹误会的是你自己。

5.4 本杰明·富兰克林效应

请求别人的帮助,对方会感觉收到了认可和尊重,这就是本杰明·富兰克林效应。1737 年有位宾夕法尼亚州的议员是富兰克林的死对头,于是富兰克林别有用心地向对方借了一本珍藏书,下次见面时,这位宿敌居然破天荒地主动与富兰克林交谈,此后他们成了永远的朋友。

一个人在评估自己行为的时候,会为自己找理由:我帮了某人一个忙,但不知道为什么,那我应该是因为对对方有好感才怎么做的。

假如有这样一个同事,每次都对你的提议持反对意见,此时你如果在他的特长领域向他请教,无偿帮了你之后,他会对你产生更强的同理心。

6. 给创意充电

6.1 如何给创意充电

  1. 充氧的大脑 :成人如果每周进行 150 分钟的身体锻炼,更不容易白天昏昏欲睡,也不容易出现注意力涣散的情况。锻炼身体也可以改善睡眠。
  2. 健康饮食 :膳食均衡可以产生更稳定的能量输出,给大脑持续提供能量。另外,多吃水果和蔬菜会让人变得更有创造性。
  3. 充足睡眠 :睡眠不足意味着失去了快速眼动期,导致难以完成记忆编码,无法对记忆整理和删除。
  4. 思考的时候拿支笔 :能补充我们极度有限的工作记忆,记下来的事有利于对前瞻记忆事件进行处理。

6.2 特克斯勒消逝效应

如果长时间专注于同一项对大脑具有挑战性的任务,注意力会涣散,认知系统无法保持集中,这就是特克斯勒效应

面对长期任务时,强制自己经常进行短暂休息,可以帮助我们保持专注。

6.3 休息-活动周期

克莱特曼发现,人们在白天的清醒状态存在周期性能量变化,我们的心智能量可以提供 90 分钟的工作使用,然后就需要休息。

糖分和咖啡因会破坏这个周期,但是会降低创造性。

6.4 久坐会增加发病几率

莫里斯发现,社会经济地位相同的两份职业,公交司机的心脏病发作几率是售货员的两倍。久坐会增加罹患心脏病、糖尿病、癌症的风险,因此你需要在办公室走一走,或者做一做蹲起等小运动。

另外,久坐会导致正面情绪减少,锻炼会让正面情绪显著提升。

6.5 自律

当我们保持自律足够长的时间后,就会形成习惯。

亚里士多德:「优秀是一门艺术,可以通过训练和培养习惯来获得,我们做得对并不是因为我们品德高尚或者优秀,我们的高尚品德和优秀正是来自于我们做了对的事,反复做的事情造就了我们,因此优秀不是一种行为,而是一种习惯。」

习惯的形成需要时间,有人说 21 天,有人说 66 天。如果你确定了培养习惯的目标,但是无法坚持,与其责备自己缺乏自律,不如把自己的步伐变小。


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