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[译] 🎊如何减少忙碌过有效率的生活

原文链接:How to be Less Busy and More Effective,by Ilona Codes

在忙碌的现代社会里,我们相信一个任务接着一个任务不断的完成、能同时管理多个不同缓急程度的任务,可以表现出自己是个多产的人。

实际上,由于对忙碌的狂热崇拜,我们中的大多数人会感到不知所措,过度劳累,并且感觉还是落后于自己制定的紧凑时刻表。

你和其他许多雄心勃勃的人一样,想通过一些提高生产力和时间管理的技巧,希冀获得高水平的执行力和优化的时间分配。

可结果是,你发现自己做了很多,但最后收获很少。

这是为什么呢?有哪些技巧可以让我们变得更有效率(effective)而不是简单的多产(productive)?如何做能事半功倍呢?

通常不知所措是过度投入的结果。
有一个关于生产力上的诅咒:生产力越高,任务就越多。
要打破这个循环,可以试下这个简单的办法:如果手头有正在做的任务,在完成之前,不要再添加新任务了。

—— by  Adam Grant

成功人士都有自己的一套关于如何延长时间、提高效率的方式,本文将会带领大家看看他们的建议,解决上面提出的问题。

不要抱怨你要做的事情太多

我们通常是因为对所做的事情感觉无力才会抱怨——但只是抱怨什么都不做,对当前处境毫无益处。我们要做的,是在开始抱怨前好好分析一下我们要抱怨的事情。

当你在抱怨的时候,没人愿意帮你。

——斯蒂芬·霍金

人们会寻找那些能给他们的生活带来积极影响的人,那些能激励他们追求更多的人。如果你大部分时间都在抱怨,那你对自己的处境和生活就会产生消极的看法。

另一方面,你也可能会抱怨时间不够用。

一般来说,我们每天花在日常事务上的时间大约是4到5个小时,比如穿衣服、吃饭、健身、做家务等。也难怪我们不能完成一天里的所有计划了。

我们遇到的第一个问题是:如何更好地管理时间?

这些秘密包括:

  • 只做重要的任务。
  • 不要制定一个超负荷的时刻表。
  • 不要忘记日常生活。
  • 执行过程中,先不要考虑所有计划的任务,而先专注于你当前正在进行的任务。
  • 一旦完成一个任务,就接着进入下一个。老是想着你一天里要完成的所有工作,将会不必要地消耗你的精力。

我们要忙,但不要有压力。

剔除掉生活中不重要的事情

当然,说起来容易做起来难。

人性渴望成就感带来的满足。我们追求结果,但进步不多。这也是我们倾向于首先去完成琐碎事情的原因。例如,报一门课拿个证书,一个月内学习 100 个英语单词等。

其实,这样一个随机的事情所取得成就的毫无意义,这些活动并不能引导我们走向最终的成功。

我们中最有效率的人经常自省:哪些任务可以不做。因为他们关注结果,知道成功不在于完成了多少任务,而在于完成的任务是否重要。

这里要给的建议是:

  • 把你一天所做的每件事都过一遍,用消除心态来倍增你的时间;
  • 切断不必要的干扰,比如看电视、刷抖音或看游戏视频,回到有效的运作模式中;
  • 组织并优先考虑那些必须完成的任务和需求。实现紧急的承诺,这很重要。

重要的事情基本不急,急的事情基本不重要。

—Dwight Eisenhower

这里列出了一个名为艾森豪威尔矩阵的任务归类方法。我们依据实际情况,根据紧急程度来划分任务的优先级,这样也会让我们做起事来更加舒服。

这里把要做的事情按照紧急、重要与否分成四部分。紧急重要的事现在立即做;紧急不重要的事,看能委托给谁办;不紧急重要的事,可以规划下时间进度去完成;不紧急不重要的事,尽量减少一点,浪费时间。

使用80/20法则提高生产力

意大利经济学家维尔弗雷多•帕累托(Vilfredo Pareto)提出了一个 80/20 法则。它指出,无论采取什么措施,结果的 80% 都自于 20% 的努力。
高生产力的人:

  • 试图找出他们工作中最重要的 20% 来最大化效率。
  • 从时刻表想中办法减少其余的 80%。
  • 为那些能产生最大影响的事情争取更多的时间。

更多关于帕累托法则的内容,请阅读这里。这个方法可以帮助你集中注意力。接下来要说的,是如何采取正确的行动来解决你的问题。

通过行动获得动力

动力来自于生产力,而不是生产力来自于动力。

一旦你计划好了每件事,并确定了优先级,不要想着立马就会有动力和灵感。相反,无论你是否有动力,专注于开始。

你不需要一次解决所有的问题。

所以首先是要行动起来。如果做之前看到任务巨大,肯定是没动力的。这时候需要的是,不要想这么多,既然任务优先级已经排好(根据上面的 Eisenhower Matrix),那“干就完了”先。

行动起来后,会发现继续前进变得更容易了。因为行动会激发动力,反回来,动力又会产生更多行动。

这就是愚公移山的精神,山很大,那么从一个个小石头搬起。

利用“琐碎的”时间

最后但也同样重要的“”也是更有效的,是在你不能完成基本任务的时候做做家务。

在上下班途中听播客。在排队时回复微信消息。在飞机上看书。在等待会议开始的时候给你的医生打电话预约等等。

有无数的例子告诉你如何利用“琐碎的”时间来完成需要完成的(但不是重要的)事情。

结论

通过仔细评估你的日常活动来控制你的日程安排,确定哪些可以取消,哪些可以委托,哪些应该成为当前或未来的优先事项。

知道哪些该做(即行动)、哪些需要等待,专注于当前优先级高的任务,不要分心。

因为生产力会随着你的效率和适当的时间管理而提高。你一定听过这句话:

成功者不是因为做了不同的事情,而是做事与众不同。

——Shiv Khera

我希望这篇文章对你和你的成功之路有所帮助。

创造你最好的生活,

Ilona。

(正文完)


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(完)

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