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[翻译] 第三章 如何远程协作 (Remote)

书籍简介

书名: Remote

作者: Jason Fried and David Heinemeier Hansson

重叠

如果要成功进行远程工作,通常需要与同事投入的时间重叠一些。外包给远程工作带来了不好的声誉,原因很多,但最糟糕的情况之一是,有时这可能需要一整天的延迟通信或周转。是的,可以进行这样的延迟,但是我们不建议这样做。在37signals,我们发现我们需要四个小时的重叠时间,以避免协作延误,并感觉自己像一个团队。

如果你在洛杉矶与纽约的某人一起工作,这不是问题,但是,例如,如果你在芝加哥与哥本哈根的某人一起工作,那将是一个更大的挑战。七个小时的时差是37signals必须学习解决的问题。没有简单的方法可以解决它。我们只需要妥协。我们做到了,哥本哈根从当地时间上午11点至晚上7点工作,芝加哥从上午8点至下午5点工作,正好可以满足关键四个十字路口的需要。

值得庆幸的是,在正常的上午9点至下午5点以外,有许多愉快的工作和生活时间表。拥抱。具有讽刺意味的是,当你只有一半的工作日与团队中的其他成员重叠时,你可能会做得更多。您不必花一整天的时间来处理紧急电子邮件和破坏性的电话,您将拥有一整天的时间。另外,你会惊奇地发现有很多人喜欢非常规的工作时间表。也许这给了他们更多的时间来满足他们的家庭或爱好,或者他们只是在晚上或清晨疯狂地工作。

如果没有时区问题(例如,你在上海找到了一位超级明星设计师,而你在洛杉矶),那么,你可能需要在没有大量实时协作的情况下进行工作。那不理想;实际上,在大多数情况下,我们认为这是一个挑战,而不是价值;但是,当收益足够大时,一些公司仍然设法做到正确。 (省工省钱绝对不是招惹麻烦的正当理由,但可能只有一种才能。)

眼见为实

对远程工作的一些不屑是基于所有远程协作都蒙上了眼睛的谬论。我们所有人都参加了电话会议,花了几分钟来描述可能需要几秒钟才能显示的内容。这是不健康的。

幸运的是,这是一个容易解决的问题。 WebEx,GoToMeeting,Join.me和类似工具都使共享屏幕变得简单。使用共享屏幕可以协作完成所有工作,从浏览演示文稿到浏览最新的网站更改,再到在Photoshop中绘制草图,再到一起编辑简单的文本文档。

在不知不觉中,你将习惯于共享屏幕,以至于无人接听电话都毫无意义。人们坐在一个房间里的魔力就是这样:能够看到相同的事物并与之互动。

请注意,我们正在谈论的屏幕共享的类型不同于视频会议,后者的目的是看到彼此的面孔。屏幕共享不需要网络摄像头,更像是坐在计算机或投影仪前彼此相邻。这是关于在作品本身上进行协作,而不是在阅读面部表情(尽管也有时间和地点)。

这对于在缓慢的时间内进行异步协作同样有效。当有人想用37signals演示他们正在使用的新功能时,最简单的方法通常是录制屏幕录像并叙述体验。截屏视频基本上只是屏幕的录制内容,其他人以后可以将其作为电影播放。它可以通过多种方式使用,包括显示最新的销售数字或详细说明新的营销策略。

而且,如果你现在因缺乏技术知识而摇头,请放心:这不仅适用于技术人员,而且操作起来非常简单。在Mac上,内置了截屏功能:只需启动QuickTime Player并选择“新屏幕录制”即可。显示要显示的内容,使用计算机的麦克风对体验进行叙述,然后讲解,每个人都将在同一页面上了解哪些内容是你在做的。

也不必担心要使其完美。如果你试图使它们成为奥斯卡奖或没有一个单一的错误,那么截屏视频很容易变成时间浪费。只要录制,就已经足够了。

全部公开

接下来我该怎么办?明天去球场的文件在哪里?乔纳斯下周有空与我合作吗?你是否收到了Scott寄来的有关新模型的电子邮件?这些都是当我们彼此并排坐着并工作几个小时时很少引起思考的问题。如果你的工作流程和结构设置不正确,那么一旦转到远程位置,你就需要大量的努力来赶上进程。

关键是:你需要随时随地使用所有功能。如果伦敦的Pratik必须等待五个小时才能让芝加哥的某个人上线才能知道他下一步应该做什么,那么将损失半天的工作时间。在宣布“远程工作根本行不通”之前,一家公司不会浪费那么长时间。

正如我们之前所讨论的,材料和说明无法解决的问题几乎可以通过技术解决。(剩下的是一种良好的沟通文化。)实际上,这就是为什么我们最初创建我们的第一个产品Basecamp的原因。 Basecamp在天空中为我们提供了一个集中的地方,可放置所有相关文件,讨论,待办事项和日历,以保持工作流程的顺利运转。这使我们有可能将团队从最初的四名成员发展到三十六名。

我们将Basecamp与代码存储库GitHub配对,以使我们的所有代码始终可供所有人使用,包括变更建议,这些建议可以在几个小时或几天的缓慢时间内进行讨论,就像程序员对此线程发表了评论。

我们还使用共享日历,因此我们知道安德里亚何时休产假或杰夫休假。如果你的公司太大而无法共享一个日历,请按团队将其分解。

如今,有无数工具可用来确保你的团队可以公开获取所有信息。一些公司仅通过使用Dropbox共享文件进行管理。其他人则使用Highrise或Salesforce等产品跟踪销售线索。

这样做的目的是避免将重要内容锁定在一个人的计算机或收件箱中。将所有重要的内容公开发布,就没有人会费很多不必要的功夫来完成他们的工作。

虚拟水冷却器

远程工作可以极大地提高生产力。更少的干扰,更多的工作!但是,所有的工作,没有玩耍,使杰克成为一个呆板的男孩。乌托邦管理者可能想要的不是连续工作八个小时。我们所有人都需要无意识的休息,如果你与团队一起度过,这会有所帮助。这就是虚拟水冷却器的来历。

在37signals,我们使用一个名为Campfire的聊天程序。其他高科技商店使用IRC服务器来实现相同目的。这个想法是要有一个单一的,永久的聊天室,每个人都整天都在外面闲逛,以拍摄微风,发布有趣的照片,然后通常到处乱逛。是的,它也可以用来回答有关工作的问题,但其主要功能是提供社会凝聚力。

聊天室的奇妙之处在于它不需要经常关注。人们白天在自然休息点打卡上班,打开下班。你刚刚完成了该屏幕的设计吗?太棒了通过张贴有趣的猫拍手的图片来庆祝并播放猫叫的声音。你肯定会找到一些以前从未见过那只猫的同事,这给他们带来了快乐。

但是,如果不喜欢猫的照片,那么聊天室也可以是讨论新闻,《权力的游戏》最新一集,你午饭打算吃什么,与在办公室的厨房中的饮水机旁讨论是一样的。这也是在现场直播活动中分享经验的一种好方法。苹果发布重要公告之一时,我们的聊天室总是嗡嗡作响。

这意味着你(远程工作者)可以控制社交互动的时间,发生的时间以及所需的社交量。起初,这似乎只是在浪费时间,特别是如果你还不习惯阅读Reddit的时候,但是与你的同事一起浪费的时间实在是浪费时间。这也是我们所都需要的。

向前运动

当你和你的同事们坐在同一个地方时,你很容易感觉到自己已经掌握了公司的最新发展。你在早上喝咖啡的同时停下来和办公室同事聊天,然后在午餐时间讨论最新进展。整个办公室中只有不间断的信息流。或者至少感觉像那样,并且这种感觉令人安慰。

远程工作不会自动创建该流程。当然,可能会有一个项目经理通过电子邮件或聊天与所有人进行签到,但这只是让她知道发生了什么。为了灌输公司凝聚力并分享前进的动力,每个人都需要感觉自己在循环中。

在37signals,我们通过每周主题为“你在做什么?”的讨论线程将其制度化,每个人都对他们在过去一周的工作以及下周的打算进行了几行讨论。这不是一个精确,严格的估算过程,并且不会尝试进行协调。它只是旨在让每个人都觉得自己在同一个厨房中,而不是自己的小船。

它还可以提醒你,我们都在不断进步。没有人愿意报告“这个星期花在完成Halo 4上,吃剩的比萨饼和赶上泽西海岸”。我们每个人都有天生的本能避免让我们的团队失望,因此当这种承诺变为现实时,它得到加强。

与同事相比,胡说八道也很困难。与没有技术障碍的项目经理交谈时,程序员可以发出三十分钟的工作声音,就像进行为期一周的极地考察一样,但是如果他们的故事是公开的,供其他程序员查看,则它不会通过测试。

简而言之,进步是与同事共享的最大乐趣。

工作很重要

雇用远程工作人员的秘密好处之一是,工作本身就成为判断某人绩效的准绳。

当你整天都找不到人时,你唯一需要评估的就是工作。许多琐碎的评估统计数据都消失了。诸如“她是9点到这里来吗?”或“她今天休息时间太多了?”或“每次我在他的办公桌旁走动,他都在看Facebook”之类的条件都无法计算。谈论因祸得福!剩下的就是“这个人今天实际上做了什么?”而不是“他们什么时候进来的?”或“他们呆了多久?”而是所有有关所做工作的信息。因此,你不必问远程工作人员“你今天的工作是什么?”,而只需说“告诉我你今天的工作”即可。作为经理,你可以直接评估工作-你为此人付钱的事情-并忽略所有实际上无关紧要的内容。

这样做的好处是它引入了清晰性。当所有事情都放在工作上时,很明显,公司中的谁在做本质工作,谁没有。

不仅仅适合外地人

远程工作不仅适用于外地,跨州界或不同大陆的人。你可以从街上远程进行工作。远程只是意味着你从上午9点至下午5点都不在办公室。

在37signals,有13个人在我们的芝加哥办公室工作。或者,更准确地说,有十三个人拥有办公桌。这是非常罕见的一天,所有十三个人都在办公室。大多数时候只有五到六次。其他人在远程工作。

在这种情况下,远程可能意味着在街上的咖啡店里。还是在家。或在图书馆。或在市中心的共享空间中。是的,从技术上讲,他们在附近,但是如果他们不在办公室里,他们和凤凰城,纽约或莫斯科的一名员工一样远。

如果你是所有者或经理,那么让本地人进行远程工作是迈向了解远程管理是否适合你的第一步。它风险低,没什么大不了的,更糟的是,人们可以再次在办公室工作。

但这就是问题:如果你要试一试,请试一试。尝试至少三个月。会有一个调整期,所以让每个人都适应新的节奏。你甚至可以从两天的远程开始,到办公室的三天开始。然后,如果一切顺利,将其翻转-在办公室两天,在远程三天。在办公室外工作整整一周。

这种做法将为你雇用第一位真正的远程(远方)雇员提供所需的条件。你会做好准备,知道会发生什么,并且可以成功进行实验。

为灾难准备

在系统设计中,存在单点故障(SPoF)的概念。获得高可靠性所需的许多工作都用于查找和删除SPoF。一切最终都会崩溃,因此,如果你没有备份系统,则意味着你将无法使用。

每天强迫每个人进入办公室是组织SPoF。如果办公室断电,互联网或空调中断,它就不再充当工作场所。如果公司没有任何培训或结构可以解决此问题,则意味着客户将无法使用它。

在可能遭受恶劣天气或自然灾害袭击的地方,这甚至是一个更大的问题。想一想席卷东海岸的暴风雪和飓风,席卷堪萨斯的龙卷风,困扰南加州的大火-那只是美国的一些例子。世界各地都有自然灾害区。然而人们仍然在那里做生意。

American Fidelity Assurance(AFA)指出,即使在灾难期间仍能够继续帮助客户,这是他们坚持远程工作的关键原因。当他们需要关闭俄克拉荷马市的总部以应对恶劣的天气时,他们的远程工作人员都在家工作,客户根本不知道区别。

另外,如果AFA员工不进行远程工作,则每月至少要进行远程办公一次或两次,这样他们就可以在灾难期间做好准备。该公司还鼓励每个人在流感旺季或H1N1等恐慌期间呆在家里。

当然,虽然自然灾害很少发生,但个人“灾害”却经常发生,因此在远程工作的能力至关重要。在传统的办公室场景中,如果你感冒,孩子生病,有水暖问题需要你在家中向修理工打招呼,或其他任何其他可能使您无法离开家,但不一定能不能工作的问题。

处于远程工作的例行程序可以帮助你轻松处理这些烦恼。无论世界遭受什么打击,无论是暴风雪还是灭虫者必须待在家里,分散的劳动力都是可以继续工作的人。

轻松进行M&M

大多数时候,当你听到人们在想为什么远程办公将无法正常工作时,他们会特别指出两件事:第一,当人们不在办公室时,你不能进行面对面的会议。第二,如果经理看不到他们在工作,他们就无法判断他们是否正在完成工作。

我们希望针对这两点提供一个截然不同的观点。我们认为,工作生活中的这些重要要素-会议和经理-实际上是导致工作无法在办公室完成的最大原因。实际上,与会议和经理的距离越远,完成的工作就越多。这是我们如此热衷于远程工作的主要原因之一!

会议和经理(或我们所说的M&M)到底有什么问题?好吧,它们本质上没有错。出问题的是在办公室情况下多久使用一次。

会议。啊,开会。知道外面有人希望他们有更多会议吗?我们不是。这是为什么呢?会议应该很好啊,是一群人围坐在一张桌子旁直接交流的机会。那应该是一件好事。确实如此,但前提是将其视为稀有。

当会议成为常态,第一手段,讨论,辩论和解决每个问题的首选工具时,会议就变得过度使用,我们对结果变得麻木了。会议应该像盐一样 - 小心撒以增强菜肴,而不是胡乱地浇在每个叉子上。盐过多会破坏盘子。会议太多会破坏士气和动力。

此外,会议是主要的干扰因素。他们需要多个人放弃正在做的事情,而做其他事情。如果你要召开会议,最好确保将七个人从他们的工作中撤离一个小时,这相当于损失七个小时的生产力。一次多久的会议可以说是有价值的?请记住,这里没有一个小时的会议。如果你要在一个有五个人的房间里呆一个小时,那就是一个五小时的会议。

现在经理呢?经理人很好。它们是必不可少的。但是,应像会议一样谨慎使用管理。不断询问人们正在从事的工作会阻止他们正在做的工作。而且由于经理经常是召集会议的人员,因此他们的出席会导致工作效率降低。

问题的一部分是人们认为需要一整天的时间来管理内容,无论是否需要。所有这些令人恐惧的状态会议,估算中断和计划会议都有一种奇怪的方式,可以精确地计算出经理的工作周数。尽管有时监视输出非常重要,但每周很少工作40小时。大概十个小时,但是很少有专职经理有勇气将自己的存在限制在那。

远程工作使经理为自己和他人从忙碌的工作中更容易地抽身。将人们拉到会议室或走到办公桌前的行为丝毫没有中断的迹象,都是“放弃你现在正在做的事情来娱乐我!”的现象。但是,当管理层被迫使用电子邮件,Basecamp,IM和聊天进行远程管理时,其干预将变得更加有目的性和压缩性,我们可以继续进行实质工作了。

M&M在远程工作世界中仍然占有一席之地,但是当所有内容都在线时,你将更加意识到自己消耗了多少。这是好事。我们可以用更少的M&M来完成任务。

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