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零成本搭建企业高效远程办公体系 | TVP思享

此次疫情让远程办公成为一时的热点,引发了企业未来运营管理的深思,如何实现高效远程办公就成为了非常有价值的课题。本文是对TVP张善友老师的直播演讲整理,将分享远程办公的三个关键点:信任、生产力工具和安全问题,并展示基于腾讯产品搭建中小企业数字化之旅。「TVP思享」专栏,凝结大咖思考,汇聚专家分享,收获全新思想,欢迎长期关注。

因疫情阻挡,2月3号开工当天,全国企业基本上都采用了延长休假或者远程办公的手段来完成工作。

微博、微信公众号、知乎,等各个渠道都涌现了一大波关于远程办公的感受和吐槽,我这里也截取了一些相关的图片,很形象得反映了当下的这一境况:不管是员工还是企业老板,大家在没有做好准备的情况下,被硬推上远程办公后产生了各种“水土不服”。

其实远程办公早已不是一个新鲜的事物了,全世界有非常多的企业都在远程办公,特别是很多跨国企业。它们在全球各个地方都有分支机构,一个团队的成员可能会横跨多个地区,所以要进行远程的协作。

远程办公分为两个部分,远程和办公。它主要是指的通过互联网技术,实现非本地的办公。很多跨国企业,例如在美国、中国、印度不同地区的团队要进行协作,就需要通过互联网工具实现远程办公。

现在有很多刚在硅谷成立的小公司,从一开始就产生了这种远程办公的文化。这次的疫情让远程办公成为一个火热的方向,引发了社会对未来新型工作方式的思考,或许以后很多工作都要以远程办公这样的方式来完成了,接下来就让我们一起来揭开远程办公的神秘面纱。

一、远程办公的基石——信任

信任是我们是做任何事情的基础,只有互相信任,才能够很好地合作。

如果相互之间缺乏信任,肯定会出现前文提到的“众生相”的情况。例如老板强制要求员工打卡,担心员工偷懒不做事,而员工又认为公司要求苛刻,不近人情。

在这样的情况下,就很难执行远程办公了。远程协作过程中存在多种角色,不管是员工和管理者,还是团队内部和团队之间,都要建立良好的互信,只有这样才能更好完成工作所需。在传统的本地的办公室、员工之间低头不见抬头见。而在远程。相互之前可能相隔几千里,甚至面没见过面,如何建立信任关系呢?

要建立起远程同事之间的信任关系,就要提高整个工作的透明度。

对员工来说,他要明白老板做事的目的,对于老板来说,也要对员工的工作内容有深入了解。同样地,对于内部的同事以及团队和跨团队之间的合作,这些信息都要能够了解。这里面最重要的就是要提高工作的透明度。

以我们公司使用的腾讯TAPD为例,常被用来做研发类的项目,但它的功能不仅仅于此。不管是沟通方面的工作,还是研发的,亦或是其他事务,都可以用到TAPD。每个任务的各项细化,进展都可以在上面清晰的展示出来,保证了工作的透明度。

围绕着办公室里的角色,员工需要处理以下三种关系:员工与老板之间的关系、团队内部人员之间的关系,以及团队与团队之间的关系。

那么如何在这三个方向之间建立良好的互信呢?

首先,员工和老板之间的关系是最重要的,也是和与我们每个人关系最密切的。作为员工要和老板沟通自己的工作目标和老板的期望值。我的业务目标是什么?业务的优先级是什么?老板对你的期望值又是什么?业务进展情况怎么样?业绩完成怎么样?过去的一周到两周,为完成目标做了哪些努力?......

整个过程中要有一个详细的工作计划。这些工作计划里面要标注一些重点内容。比如:具体要做哪些事情、它们大概要占多少时间?以及在完成这些工作过程中需要哪些帮助等。

通过这样透明化的方式,能够增进互相之间的理解,建立起信任关系。

对于团队成员之间,要确保内部工作的时候,团队成员能够互相找到对方,也能够了解双方的工作计划和习惯。比如常见的即时通讯工具,如企业微信、钉钉等,可以设定状态为在线或离线。如果有急事需要离开工作状态,可以向团队说明原因,然后将状态设置为离线,等做完事情回来以后, 再设为在线状态。这样员工的工作状态,就能很好的被团队其他成员所了解。

当然员工还可以通过一些平台,如TAPD、Outlook 等,将一些保密性不是特别强的事项共享给团队的其他成员。其他成员能够查看你的工作安排、任务目标等信息,增强了彼此之间的协作和了解。

二、远程办公的关键——生产力

远程办公的关键是:需要用互联网的技术来解决远程办公存在的生产力问题。生产力主要包括两种,个人的生产力以及团队的生产力。在远程办公的环境下,容易受到很多因素的影响。

作为个人,不能因为在家里办公或者异地办公,就可以随心所欲的处理办公时间。应该要保持和公司上班一样的作息时间,特别是在家里, 可能缺少独立的办公空间,或者容易被家里其他成员打扰。

团队生产力需要解决的是团队协作的问题。团队成员之间要互相协作,协作过程中的日常沟通、会议讨论、文档协作、团队士气都是非常重要的。如下图所示,我列出了一些工具,能够很好的帮我们解决这些问题。其中我用的比较多的是Teams、企业微信、腾讯会议、Office365、腾讯文档和乐享、TAPD等这些工具。

在整个远程办公过程中,要提高个人的生产力,就要能够处理好上文提到的几个方面。包括家里人的支持理解,作息时间的规律等。最好能够有单独的工作空间,如果没有话,在一个安静独立的地方办公也是可以的。

另外还可以积极使用一些非常实用的IT工具。以我自身为例,我习惯使用企业微信、TAPD、腾讯文档、腾讯乐享这些工具来辅助提升公司整体的个人生产力。

除了提升个人生产力,当我们需要和其他的同事进行协作完成任务的时候,在协调过程中,可能会涉及到不同部门的同事,同事之间相隔在不同的地区。这种情况下,如何来做远程的问题的讨论和协作呢?

假设一个场景,老板发来一个任务:今年由于疫情原因无法按时复工,需要实行远程办公。让你组织公司所有的人参与远程办公?对于这样的一件事情,就需要和HR、行政、IT的同事们来组织一个虚拟的团队,来制定远程办公的计划。那么首先要把相关的的人拉到一起,建立一个虚拟团队,常见的处理方法就是用企业微信创建社群。

把这些相关的人拉到企业微信群以后,就可以通过会议来进行讨论。企业微信里的会议功能、腾讯会议都能够快捷实现,同样还可以用视频会议的方式来进行讨论,非常方便。所

有讨论的过程和内容,最后都要做会议的记录,包括文档后续的一些讨论,还有包括协同的一些编辑都要保持在同一个空间里面,这非常重要。

比如说可以用腾讯会议来做一场会议,用TAPD来建立这样的虚拟项目内容。用以共享还可以把会议记录记在腾讯文档里,分享到企业微信群里,让大家一起协同编辑。后面持续的一些讨论,可以继续在TAPD、腾讯文档、腾讯会议以及企业微信里面去更新和共享。

协同编辑非常重要,相关的人可以同步的完成对应的工作。比如TAPD,大家完成自己的任务去更新,这样就能够一目了然的看到整个项目团队的运作情况,非常透明。

不管是会议的重要内容,还是最后讨论的结果,都要能够在同一个空间,比如企业的微信群里,投入并被大家所使用。

创建虚拟的团队,可以用企业微信、钉钉,或者微软的Teams等,这类工具都可以快速的创建一个虚拟的团队,把所有成员都拉进来。在这个过程中,要能够高效的进行线上的合作,让员工保持愉悦的办公心情,这样团队士气才能够凝聚起来,士气才能够高涨。如果整体沟通的效率非常低,可想而知,团队的士气是非常低落的。

三、远程办公的底线——安全

除了要解决远程办公团队之间的协作问题。我们还需要注意,在整个远程办公过程中另一个非常重要的点:安全问题。

如何保证远程办公中的信息和数据安全呢?首先我们要对数据安全有足够的敏感度,比如说一些加密、敏感的数据,是不能把它随意丢到公开的社群里面的。比如要开一个会议,也不是随意找一个工具来开启视频会议就可以的。还应该评估一下这个工具是否有加密功能?我会议的整个过程是否能被别人截取?等等。

针对以上这一点,腾讯会议这样工具做得就非常好,它里面对会议的全程都做了加密。另外一个还要确保每位员工使用的是公司IT推荐的合规安全的沟通渠道,能够很大限度减少安全问题。

关于远程办公如何安全接入内网,现在大概有如下4种方案:

这四种方案,前面三种都会有各种各样的问题出现,很可能就会有文章最开始截图中的各种抱怨、沟通不畅等事情发生。比如对于软件开发,如果大家都用云桌面/堡垒机去连接内网的话,带宽的消耗会非常大。

大家应该都有印象。在开工第一天,不管是腾讯会议还是钉钉等,很多的视频会议软件,都因为流量太大,用户太多,导致整个系统的崩溃。

比较普遍还有,通过内网映射到外网,或者一些代理软件、VPN工具之类。这些也都存在着安全风险。而用软件定义的方式就不需要受此限制,比如腾讯的iOA平台做的就很好。不管是企业微信、乐享,还是腾讯会议这些工具,全部都使用企业微信的SSO功能,来保证应用的使用都得到授权,保证安全。

此外对于共享展出的信息,也可以在乐享里将所有的页面和文档内容进行加密,包括加水印等各项安全措施。如果资料泄露出去的话,也是有办法追踪到的。

下面以我自己的公司为案例,来为大家分享如何用腾讯的产品来构建的一个数字化的企业。

因为我在腾讯工作很多年,所以对腾讯产品比较熟悉,当自己出来成立一家公司的时候,特别是对小企业来说,我还是倾向于用腾讯的这些产品作为公司的运营工具,把员工和事务都串起来,成为公司远程办公的实施方案。

成立一家公司,需要去做工商注册。工商注册之后,就有了一个营业执照。可以通过营业执照去认证企业微信公众号。

认证完之后,可以去开通企业微信和微信支付。如果是没有认证的企业,微信只能承载200人,认证完之后,才可以提高人数。除了企业微信,包括微信支付、企业邮箱也同样如此。只有经过认证,才能进一步扩容。当微信公众号认证后,企业微信和企业邮箱也都可以通过微信公众号进行认证。

我们开会的时候可以用到腾讯会议,可以用PC的客户端,也可以用小程序来启动,非常方便。腾讯会议还能考虑到远程办公环境的差异,添加了很多AI的功能,比如可以智能去除开会的背景等。

一个企业有很多的知识需要管理,企业在发展的过程中会积累很多的知识,比如很多经营、项目方面的经验,这些都是企业宝贵的财富,可以通过腾讯的乐享有效地管理这些知识。

TAPD是腾讯内部做研发管理所用的工具,它其实不仅仅可以做研发管理,也可以做我们日常工作上的沟通协调工具。我的公司也是这样使用的,不仅仅用来做研发管理,还用它作为公司的协作工具。目前TAPD企业版也是对外免费开放,感兴趣的朋友可以去申请。

还有腾讯文档,可以完成 word、Excel、PPT等文档的在线编辑,还可以通过腾讯文档进行多人共享和协作编辑。

另外想要共享一些比较大的文件,可以借助腾讯微云这样的智能云盘。可以把照片、一些大文件,包括本地文件的备份都可以存到微云中来。这样就能通过企业微信把所有这些产品全部串连起来,大家在使用这些产品的时候,都用企业微信作为单点登录的工具,不管是任何时间、任何地点都能完成工作上的无缝衔接。

四、Q&A

Q:远程办公局限性是不是特别大?沟通交流会不会拖慢项目或办事的效率?

A:如果运作顺畅的话,其实是不会的。为了达到整个团队沟通交流的顺畅,需要借助前文提到的生产力工具帮我们解决这些问题,当然在这些工具的使用过程中还要形成一种良性的远程办公文化。这个过程一开始可能会受到一些影响,需要逐步去磨合,筛选合适的工具提高生产力。

Q:按您说的企业一套部署下来需要花费多少?

A:我的公司目前规模较小,所有产品配套下来是没有任何花费的。腾讯的这一套工具对小企业来说,基本上都是免费的。对大型的企业,可能会存在企业版的费用。由于今年的疫情情况,企业版很多都开放了半年的免费使用权限,大家可以去体验。

讲师简介

张善友,腾讯云最具价值专家TVP,深圳市友浩达科技有限公司CTO。2001年毕业于兰州大学数学系,专注于.NET平台上的跨平台开发,推崇开源文化, 使用开源软件构建跨平台的软件系统,运营微信公众号“dotNet跨平台”和"移动开发和人工智能",推广和普及.NET技术在企业业务开发的应用和云原生应用开发。 从事.NET平台开发19年,业余爱好写作,在个人技术博客上撰写了大量的系列技术文章,被外界尊称为张队长,同时在腾讯云+社区开设专栏。